В указе определено, что представление военнослужащего к награждению должно сопровождаться детальным обоснованием его заслуг, проявленных в зоне проведения специальной военной операции. Необходимо подготовить развёрнутую служебно-боевую характеристику бойца, в которой содержится информация о его личностных качествах и даётся оценка его действиям в боевой обстановке.
Командир войсковой части направляет ходатайство на имя руководителя Республики Башкортостан в случае, если речь идёт о военнослужащем, продолжающем службу.
Когда оформляются документы на уволенных участников специальной военной операции, ходатайство составляется двумя лицами: руководителем администрации муниципального образования, на территории которого проживает боец, и командиром той войсковой части, где он проходил службу в период участия в спецоперации.
Подготовкой наградной документации для военнослужащих, которые получили инвалидность во время участия в боевых действиях, занимается республиканское подразделение Госфонда «Защитники Отечества».